Mitarbeiterentsendung nach Belgien

Die Entsendung von Mitarbeitern nach Belgien kann für deutsche Unternehmen viele steuerliche und rechtliche Fragen aufwerfen. Gibt es eine Meldepflicht während der Mitarbeiterentsendung nach Belgien? Wie ist das A1 Formular in Belgien auszufüllen? Welches Arbeits- bzw. Steuerrecht findet Anwendung und welche Auflagen gibt es bei einer Entsendung von Mitarbeitern nach Belgien?

Belgien ist für Deutschland einer der beliebtesten Handelspartner und befindet sich unter dem Top 10 der beliebtesten deutschen Absatzmärkten. Zum Leistungsangebot deutscher Unternehmen in Belgien zählen verstärkt die grenzüberschreitende Durchführung von Dienstleistungen wie Montagen, Reparaturen und Wartungsarbeiten sowie auch die Durchführung von Arbeiten im Baugewerbe. So ist die Durchführung von Dienstleistungen an diverse rechtliche, steuerliche und administrative Auflagen geknüpft.

Wenn Sie Ihre Dienstleistungen grenzüberschreitend anbieten, können Sie dazu Ihre eigenen Mitarbeiter einsetzen. Diese Arbeitnehmer werden dann „entsandt“, eine sogenannte Mitarbeiterentsendung, d.h. sie werden vom Arbeitgeber zur Erbringung von Dienstleistungen in einen anderen EU-Mitgliedstaat als den entsandt, in dem sie normalerweise arbeiten.

Unternehmen, die für die Abwicklung von Aufträgen Personal nach Belgien entsenden, bieten wir zum einen (steuer)rechtliche Beratung an. Zum anderen übernehmen wir auch alle praktischen Schritte bei der Abwicklung von Entsendeauflagen. Ein Schwerpunkt hat sich im Laufe der Jahre hierbei im Bereich der Bau- und Montagearbeiten gebildet.

Die Entsendung von Arbeitnehmern aus Deutschland nach Belgien bringt einige wichtige Punkte mit sich, die es zu beachten gilt.

1. Anwendbare Sozialversicherung: Nach europäischem Recht unterliegt ein Arbeitnehmer grundsätzlich dem Sozialversicherungssystem des Landes, in dem er arbeitet (das so genannte „Arbeitsstaatsprinzip“). Die Entsendung stellt jedoch eine Ausnahme von diesem Grundsatz dar, was bedeutet, dass unter bestimmten Bedingungen weiterhin das Sozialversicherungssystem des Entsendestaates gilt.

2. Anwendbares Arbeitsrecht: Darüber hinaus ist das geltende Arbeitsrecht zu beachten. Bei einer Entsendung von Mitarbeitern nach Belgien muss nicht zwingend ein Vertrag nach belgischem Recht erstellt werden, aber deutsche Unternehmen, die im Rahmen von vorübergehenden grenzüberschreitenden Einsätzen Arbeitskräfte nach Belgien entsenden, müssen sich zumindest an die zwingenden Schutzvorschriften des belgischen Arbeitsrechts sowie an die als allgemeinverbindlich erklärten tarifvertraglichen Vorgaben (Arbeitszeit, Mindestgehalt, Vergütungen, Arbeitssicherheit, usw.) halten. Bei Einsätzen, die 12 Monate überschreiten, kommen bis auf wenige Ausnahmen sogar sämtliche anwendbaren belgischen Arbeitsbedingungen zur Anwendung.

Die belgische Sozialinspektion überprüft die Einhaltung der anwendbaren arbeitsrechtlichen Vorgaben und ahndet Regelverstöße. Dazu müssen auch Dokumenten, die die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorgaben belegen, bereitgestellt werden (Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung und Auszahlungsnachweis, Stundenzettel usw.) und muss ein Ansprechpartner für die Kontrollbehörden benannt werden. Bei Nichteinhaltung der Entsendeauflagen oder der arbeitsrechtlichen Vorgaben werden regelmäßig hohe Bußgelder erhoben. Bei schlimmen Regelverstößen droht sogar die Schließung der Baustelle.

Einen Überblick über die wichtigsten Regeln des belgischen Arbeitsrechts finden Sie in unserer Übersicht über die Beschäftigung von Personal in Belgien.

3. Entsendeauflagen: Bevor die Arbeitnehmer nach Belgien entsandt werden, müssen einige Entsendeauflagen erledigt werden. Ziel der Auflagen ist die Vermeidung von Sozialdumping. So müssen Sie beispielsweise in Deutschland ein A1-Formular beantragen, um nachzuweisen, dass die Arbeitnehmer weiterhin der deutschen Sozialversicherung unterliegen. Mit diesem A1-Formular müssen Sie dann in Belgien eine Limosa-Meldung abgeben, um den belgischen Behörden mitzuteilen, dass Ihre Arbeitnehmer vorübergehend in Belgien arbeiten werden. Die Meldung muss vor dem ersten Arbeitstag in Belgien eingereicht werden. Bei Baustellentätigkeiten gibt es in Belgien noch weitere Besonderheiten, wie Checkin@work und Construbadge.

Wenn der ursprüngliche Arbeitsvertrag die Entsendungsmöglichkeit nicht ausdrücklich vorsieht, ist es angebracht eine ergänzende Entsendevereinbarung mit dem entsandten Arbeitnehmer zu unterschreiben. Das Direktionsrecht des Arbeitgebers reicht nämlich nicht aus, um eine längere Entsendung einseitig anzuordnen. Die Entsendevereinbarung regelt die Rechte und Pflichten für den Zeitraum des Belgienaufenthaltes. Der ursprüngliche Arbeitsvertrag bleibt dabei grundsätzlich unberührt.

Da die Einhaltung der Entsendeauflagen und Meldepflichten oftmals mindestens zwei Wochen Vorlauf erfordert, sollten sich deutsche Unternehmen rechtzeitig im Vorfeld des Einsatzes über die Entsendeauflagen und Meldepflichten, die hierfür erforderlichen Unterlagen sowie die anwendbaren Arbeitsbedingungen in Belgien informieren.

4. Steuerrechtliche Auswirkungen der Entsendung: Die Entsendung kann auch steuerliche Auswirkungen für den Arbeitnehmer haben, der auf Grund des Doppelbesteuerungsabkommens möglicherweise in Belgien Einkommensteuer für die Tage, die er in Belgien arbeitet, zahlen muss. Es gilt dann eine Lohnsteuerfreistellung für die belgische Arbeitstage in Deutschland und im Rahmen der deutschen Steuererklärung müssen die auf Belgien entfallenden Einkünfte unter dem sogenannten Progressionsvorbehalt angegeben werden. Die Freistellung wird jedoch nur gewährt, wenn ein Nachweis der Besteuerung in Belgien (Belgische Steuererklärung oder Steuerbescheid) erbracht wird. Es ist wichtig, sich im Vorfeld Gedanken darüber zu machen, um spätere Überraschungen zu vermeiden.

Länger andauernde Einsätze sowie häufige Arbeitnehmereinsätze können zudem eine Steuerpflicht in Belgien für das entsendende Unternehmen auslösen. So kann eine Entsendung nach Belgien auf Grund des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Belgien und Deutschland dazu führen, dass das deutsche Unternehmen in Belgien Steuern auf den belgischen Gewinn zahlen muss. Dies wird im Allgemeinen als unangenehm empfunden, aber es gibt in der Regel Möglichkeiten, diese Steuern zu vermeiden. Sie müssen dies bei der Einrichtung der Entsendungskonstruktion wohl berücksichtigen.

Darüber hinaus sind bei der Durchführung von Arbeiten in Belgien auch die korrekte umsatzsteuerliche Abwicklung der Lieferungen und sonstigen Leistungen zu beachten. Es könnte obligatorisch und/oder nützlich sein, eine belgische Umsatzsteuernummer zu aktivieren, was bedeutet, dass Sie möglicherweise belgische Mehrwertsteuer berechnen und Umsatzsteuererklärungen in Belgien abgeben müssen.

Weitere Informationen über die steuerrechtliche Konsequenzen einer Entsendung finden Sie auf der Seite Steuerrecht.

Wir haben für Sie in unserem Entsendungsübersicht die aktuellen Entsendeauflagen, die arbeitsrechtlichen Vorgaben, sonstige Meldepflichten sowie auch die steuerlichen Rahmenbedingungen zusammengefasst, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie als deutsches Unternehmen Ihre Mitarbeiter für einen bestimmten Auftrag nach Belgien entsenden möchten. Der Überblick basiert auf unseren Erfahrungen mit Entsendungsfragen, mit denen wir fast täglich konfrontiert werden. Das ist verständlich, denn eine Entsendung hat viele rechtliche Auswirkungen.

Wenn Sie weitere Entsendungsfragen haben, können Sie sich natürlich jederzeit für Beratung an uns wenden. Wir können Ihr Unternehmen von A bis Z auf dem Gebiet der Entsendung begleiten. Wir können die Limosa-Meldung in Belgien durchführen und Sie auch zum belgischen Arbeitsrecht beraten, das zumindest teilweise auf die entsandten Arbeitnehmer Anwendung findet. Schließlich unterstützen wir Sie bei allen Fragen zu den steuerlichen Auswirkungen der Entsendung (sowohl in Bezug auf die Körperschaftssteuer als auch auf die Einkommenssteuer).

Falls erforderlich und gewünscht, entlasten wir Ihr Unternehmen auch von der Verwaltung, die mit der Entsendung verbunden sein kann.

5. Lohnbuchhaltung: Wenn Ihre entsandten Mitarbeiter in Belgien Einkommensteuer zahlen müssen, kommt es zu einem Salary Split. Denn in diesem Fall wird der in Deutschland verdiente Lohn in Deutschland besteuert, während der in Belgien – während der Entsendung – verdiente Lohn in Belgien besteuert wird. Im Falle eines Salary Splits, müssen Sie für die Gehaltsabrechnung mit einem so genannten Sozialsekretariat (einem anerkannten Lohnbüro) in Belgien zusammenarbeiten. Sie erstellen die Gehaltsabrechnungen für die in Belgien verdienten Löhne und kümmern sich um die Abführung der Lohnsteuer an die belgischen Steuerbehörden.

Eine enge Verbindung zwischen uns und dem Lohnbüro ist nützlich, insbesondere bei grenzüberschreitenden Lohnproblemen. Unser Partner im Bereich der Lohnbuchhaltung kann Ihnen ein unverbindliches Angebot unterbreiten.

6. Steuerberatung und Buchhaltung: Ähnliches gilt für die Körperschaftssteuer und die Umsatzsteuer: Wenn Ihr Unternehmen Körperschaftssteuer auf belgische Gewinne zahlen oder eine belgische Umsatzsteuernummer aktivieren muss, müssen Sie mit einem belgischen Steuerberater zusammenarbeiten. Dieser Steuerberater wird die Körperschaftssteuererklärung und/oder die Mehrwertsteuererklärungen für Ihr Unternehmen in Belgien abgeben. Er kann für Ihre Mitarbeiter auch die Einkommenssteuererklärungen für die in Belgien verdienten Löhne erstellen und einreichen.

Unser Steuerberatungspartner kann Ihnen ein unverbindliches Angebot unterbreiten.

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