Die Entsendung von Mitarbeitern nach Belgien kann für deutsche Unternehmen viele steuerliche und rechtliche Fragen aufwerfen. Gibt es eine Meldepflicht während der Mitarbeiterentsendung nach Belgien? Wie ist das A1 Formular in Belgien auszufüllen? Welches Arbeits- bzw. Steuerrecht findet Anwendung und welche Auflagen gibt es bei einer Entsendung von Mitarbeitern nach Belgien?
Belgien ist für Deutschland einer der beliebtesten Handelspartner und befindet sich unter dem Top 10 der beliebtesten deutschen Absatzmärkten. Zum Leistungsangebot deutscher Unternehmen in Belgien zählen verstärkt die grenzüberschreitende Durchführung von Dienstleistungen wie Montagen, Reparaturen und Wartungsarbeiten sowie auch die Durchführung von Arbeiten im Baugewerbe. So ist die Durchführung von Dienstleistungen an diverse rechtliche, steuerliche und administrative Auflagen geknüpft.
Wenn Sie Ihre Dienstleistungen grenzüberschreitend anbieten, können Sie dazu Ihre eigenen Mitarbeiter einsetzen. Diese Arbeitnehmer werden dann „entsandt“, eine sogenannte Mitarbeiterentsendung, d.h. sie werden vom Arbeitgeber zur Erbringung von Dienstleistungen in einen anderen EU-Mitgliedstaat als den entsandt, in dem sie normalerweise arbeiten.
Unternehmen, die für die Abwicklung von Aufträgen Personal nach Belgien entsenden, bieten wir zum einen (steuer)rechtliche Beratung an. Zum anderen übernehmen wir auch alle praktischen Schritte bei der Abwicklung von Entsendeauflagen. Ein Schwerpunkt hat sich im Laufe der Jahre hierbei im Bereich der Bau- und Montagearbeiten gebildet.
Die Entsendung von Arbeitnehmern aus Deutschland nach Belgien bringt einige wichtige Punkte mit sich, die es zu beachten gilt.
1. Anwendbare Sozialversicherung: Nach europäischem Recht unterliegt ein Arbeitnehmer grundsätzlich dem Sozialversicherungssystem des Landes, in dem er arbeitet (das so genannte „Arbeitsstaatsprinzip“). Die Entsendung stellt jedoch eine Ausnahme von diesem Grundsatz dar, was bedeutet, dass unter bestimmten Bedingungen weiterhin das Sozialversicherungssystem des Entsendestaates gilt.
2. Anwendbares Arbeitsrecht: Darüber hinaus ist das geltende Arbeitsrecht zu beachten. Bei einer Entsendung von Mitarbeitern nach Belgien muss nicht zwingend ein Vertrag nach belgischem Recht erstellt werden, aber deutsche Unternehmen, die im Rahmen von vorübergehenden grenzüberschreitenden Einsätzen Arbeitskräfte nach Belgien entsenden, müssen sich zumindest an die zwingenden Schutzvorschriften des belgischen Arbeitsrechts sowie an die als allgemeinverbindlich erklärten tarifvertraglichen Vorgaben (Arbeitszeit, Mindestgehalt, Vergütungen, Arbeitssicherheit, usw.) halten. Bei Einsätzen, die 12 Monate überschreiten, kommen bis auf wenige Ausnahmen sogar sämtliche anwendbaren belgischen Arbeitsbedingungen zur Anwendung.
Die belgische Sozialinspektion überprüft die Einhaltung der anwendbaren arbeitsrechtlichen Vorgaben und ahndet Regelverstöße. Dazu müssen auch Dokumenten, die die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorgaben belegen, bereitgestellt werden (Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung und Auszahlungsnachweis, Stundenzettel usw.) und muss ein Ansprechpartner für die Kontrollbehörden benannt werden. Bei Nichteinhaltung der Entsendeauflagen oder der arbeitsrechtlichen Vorgaben werden regelmäßig hohe Bußgelder erhoben. Bei schlimmen Regelverstößen droht sogar die Schließung der Baustelle.
Einen Überblick über die wichtigsten Regeln des belgischen Arbeitsrechts finden Sie in unserer Übersicht über die Beschäftigung von Personal in Belgien.
3. Entsendeauflagen: Bevor die Arbeitnehmer nach Belgien entsandt werden, müssen einige Entsendeauflagen erledigt werden. Ziel der Auflagen ist die Vermeidung von Sozialdumping. So müssen Sie beispielsweise in Deutschland ein A1-Formular beantragen, um nachzuweisen, dass die Arbeitnehmer weiterhin der deutschen Sozialversicherung unterliegen. Mit diesem A1-Formular müssen Sie dann in Belgien eine Limosa-Meldung abgeben, um den belgischen Behörden mitzuteilen, dass Ihre Arbeitnehmer vorübergehend in Belgien arbeiten werden. Die Meldung muss vor dem ersten Arbeitstag in Belgien eingereicht werden. Bei Baustellentätigkeiten gibt es in Belgien noch weitere Besonderheiten, wie Checkin@work und Construbadge.
Wenn der ursprüngliche Arbeitsvertrag die Entsendungsmöglichkeit nicht ausdrücklich vorsieht, ist es angebracht eine ergänzende Entsendevereinbarung mit dem entsandten Arbeitnehmer zu unterschreiben. Das Direktionsrecht des Arbeitgebers reicht nämlich nicht aus, um eine längere Entsendung einseitig anzuordnen. Die Entsendevereinbarung regelt die Rechte und Pflichten für den Zeitraum des Belgienaufenthaltes. Der ursprüngliche Arbeitsvertrag bleibt dabei grundsätzlich unberührt.
Da die Einhaltung der Entsendeauflagen und Meldepflichten oftmals mindestens zwei Wochen Vorlauf erfordert, sollten sich deutsche Unternehmen rechtzeitig im Vorfeld des Einsatzes über die Entsendeauflagen und Meldepflichten, die hierfür erforderlichen Unterlagen sowie die anwendbaren Arbeitsbedingungen in Belgien informieren.